事業をはじめてしばらくは、本業のほか、バックオフィス業務もご自身でされる方も多いのではないでしょうか。
覚えるためにもまず自分でやってみる、という方もいらっしゃいますよね。
しかし「いずれは裏方を他の人に任せて、自分は本業に専念したい」とお考えでしたら、バックオフィス業務を行うにあたりちょっとしたポイントがあります。
1. ウェブサービスや市販ソフトを利用する場合は、メジャーなものを選ぶほうが無難。
既存のサービスを活用してバックオフィス業務を行う場合、あまりマイナーなサービスを選ぶと、のちにデータの引き継ぎに難航したり、扱える人が限られてしまったりする可能性があります。
分からないところを調べようとしても、同じような事例が見つからなくて苦労したりもします。
2. 自作の管理ファイルはシンプルに作る。
Excelなどで資料を作る場合は、できる限りシンプルに作るのをおすすめします。
こったレイアウトなどにすると、1.同様、のちのちデータを活用しにくくなってしまう場合があるからです。
個人的には、Excelのセルの結合などは余程の事情がない限り使われないほうがよろしいかと思います(コピーするのも一苦労～)。
3. 証憑類を整理しておく。
のちのち専門家に任せる場合は、万が一過去のデータに不備があっても、証憑類さえ揃っていれば大抵の場合は何とかしてくれます。
どこに何があるか分からない状態だったり、紛失していたりするとやはりちょっと厳しい。
また、きちんとまとめてあっても保管状態によって読めなくなったりしていることもあるので注意せねばなりません(感熱紙のレシートなど)。
いかがでしょうか？
1.～3.をいざ他の人にお任せする時には、それまでの業務内容を整理する時間が要ると考えていただいたほうがいいかもしれません。
弊社でも、はじめの3～6ヶ月程は、ヒアリングにお答えいただいたり過去の資料や記録を調べていただいたりすることが多くなります。
ご参考になれば幸いです。