弊社の事業運営サポートのひとつに「書類整理、ファイリング」があります。メインの業務に必ず付随するもので、一見ごく簡単な作業に見えますが、これが、いざやろうと思うと案外知らないことがあるものなのです。
問題が起きた会社や自治体が、保存義務のある大事な書類を破棄してしまっていて、詳細が分からなくなっている…というニュースを目にされたことはありませんか？
「嘘でしょ？わざと捨てたんじゃ…」とちょっと勘ぐってしまったりすることもあるのでは。
ですが皆さま。
皆さまが日々扱っている書類の保存期間はご存知でしょうか。
見積書は？
納品書は？
請求書は？
領収書は？
経理関係の書類はけっこう保存しておかなければならない期間が長くて、青色申告の個人事業主の場合、ややざっくりですが、
見積書 → 5年
納品書 → 5年
請求書 → 5年(基本)
領収書 → 7年(基本)
記帳や帳簿等保存・青色申告*参考サイト: 国税庁ウェブサイト
➡ https://www.nta.go.jp/shiraberu/ippanjoho/pamph/koho/kurashi/html/01_2.htm
保存期間が5年のものもありますが、個人の経理関係の書類は長いほうに合わせてぜんぶ7年保存しておくのが無難、と言われることが多いでしょうか。
人事・労務関係の書類については表にまとめてみました。
主な書類の保存期間(人事・労務)
| 書類の種類 | 保存期間 | 根拠条文 | 起算日 |
|---|---|---|---|
| 労働者名簿 | 3年間 | 労働基準法109条 | 労働者の死亡、退職又は解雇の日 |
| 賃金台帳 | 3年間 | 労働基準法109条 | 最後の記入をした日 |
| 雇入れ又は退職に関する書類 | 3年間 | 労働基準法109条 | 労働者の退職又は死亡の日 |
| 災害補償に関する書類 | 3年間 | 労働基準法109条 | 災害補償を終った日 |
| 賃金その他労働関係に関する書類 | 3年間 | 労働基準法109条 | その完結の日 |
| 労災保険に関する書類 | 3年間 | 労働者災害補償保険法施行規則51条 | その完結の日 |
| 健康保険に関する書類 | 2年間 | 健康保険法施行規則34条 | その完結の日 |
| 厚生年金保険に関する書類 | 2年間 | 厚生年金保険法施行規則28条 | その完結の日 |
| 雇用保険 / 被保険者に関する書類 | 4年間 | 雇用保険法施行規則143条 | その完結の日 |
| 雇用保険 / 被保険者に関する書類以外 | 2年間 | 雇用保険法施行規則143条 | その完結の日 |
| 労働保険の保険料の徴収等に関する書類 | 3年間 | 労働保険の保険料の徴収等に関する法律施行規則72条 | その完結の日 |
| 健康診断の結果 | 5年間 | 労働安全衛生規則51条 | 作成した日 |
| 派遣元管理台帳 | 3年間 | 労働者派遣法37条 | 労働者派遣の終了の日 |
| 派遣先管理台帳 | 3年間 | 労働者派遣法42条 | 労働者派遣の終了の日 |
けっこう決まり事の多い書類保存。
あらっ！？と思われた方は一度点検してみてくださいませ。